Ποιο είναι το αντικείμενο του έργου;

Το αντικείμενο του Έργου «Ψηφιοποίηση και Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους» αφορά στην ψηφιοποίηση αρχείων των Γενικών Αρχείων του Κράτους, στη μετεγκατάσταση αυτών των ψηφιακών δεδομένων σε ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα, καθώς και στην προμήθεια όλης της απαραίτητης υποδομής (Κέντρα Δεδομένων και τοπική υποδομή), σε συνδυασμό με τις κατάλληλες υπηρεσίες ανάπτυξης λογισμικού και υποστήριξης.

Το Έργο «Ψηφιοποίηση και Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους» θα υλοποιηθεί μέσω ιδίως (ενδεικτική παράθεση) των ακόλουθων ενεργειών:

• Ψηφιοποίηση περίπου 55.000.000 σελίδων μεγέθους Α3/Α4/A2/A1/A0 από τα αρχεία των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Κεντρική & Περιφερειακές Υπηρεσίες), τεκμηρίωση (εισαγωγή μεταδεδομένων), ανάπτυξη θησαυρού όρων και ταξινόμηση του συνόλου του ψηφιακού υλικού.
• Υπηρεσίες μετάπτωσης πληροφοριακών δεδομένων από υπάρχοντα συστήματα, και αρχειοθέτηση του συνολικού ψηφιακού υλικού (παραγόμενου από την ψηφιοποίηση και από την μετάπτωση), την οργάνωση και αποθήκευση του σε Σχεσιακό Σύστημα Βάσης Δεδομένων.
• Ανασχεδιασμός και απλούστευση των επιμέρους διαδικασιών που αποτελούν αντικείμενο του έργου, μοντελοποίηση και σχεδιασμός Επιχειρησιακού Μοντέλου που επάγεται της διαδικασίας προς απλούστευση.
• Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους με ανάπτυξη εφαρμογής για την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών για την υποστήριξη της απλούστευσης της διαδικασίας. Το σύστημα θα προσφέρει ηλεκτρονικά τις διαδικασίες αναζήτησης και διάθεσης αρχειακών τεκμηρίων για ερευνητικούς σκοπούς (με πλήρη και ανοιχτή πρόσβαση για τα αρχεία που δεν υπόκεινται σε νομικούς ή άλλους περιορισμούς πρόσβασης) αλλά και προσωποποιημένη και ασφαλή πρόσβαση πολιτών σε αρχειακό υλικό για την εξυπηρέτηση των έννομων συμφερόντων και δικαιωμάτων των πολιτών (μέσω εφαρμογής κατάθεσης, διαχείρισης των αιτημάτων).
• Δημιουργία διαδικτυακής πύλης, μέσω της οποίας θα παρέχονται στο κοινό ψηφιακές υπηρεσίες Πληροφόρησης, Αναζήτησης και Ανάκτησης Αρχείων  – Υποβολής Αιτημάτων Διάθεσης.
• Προμήθεια και εγκατάσταση του απαραίτητου εξοπλισμού  και λογισμικού.
• Λοιπές Υπηρεσίες (Μελέτη Καταγραφής Υφιστάμενης Κατάστασης, Μελέτη Ασφάλειας, Μελέτη Διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα, Μελέτη Βιωσιμότητας, Εκπαίδευση, Ενέργειες Δημοσιότητας).

Ποιος είναι οι στόχοι του έργου;

Οι γενικοί στόχοι του Έργου είναι η επέκταση της ψηφιοποίησης του αρχειακού υλικού που φυλάσσεται και διαχειρίζεται  από τις υπηρεσίες των Γ.Α.Κ. με έμφαση στα αρχεία που έχουν την μεγαλύτερη ζήτηση από το ευρύ κοινό (επιχειρήσεις και πολίτες) καθώς και ψηφιακός μετασχηματισμός μέσω της ανάπτυξης και παροχής ψηφιακών υπηρεσιών από άκρο σε άκρο, εσωτερικά και με όλους τους συναλλασσόμενους.

Επί μέρους στόχοι του έργου είναι:

α) Η επαύξηση των ψηφιακών υπηρεσιών και της λειτουργικότητας της ευρετηρίασης και της αναζήτησης σε αρχεία κατά τρόπο ώστε να είναι εφικτή:

• Η σε μέγιστο βαθμό αξιοποίηση των πληροφοριών που περιλαμβάνονται στο αρχειακό υλικό που διαχειρίζονται τα Γ.Α.Κ. από τις επιχειρήσεις και τους πολίτες
• Η αξιοποίηση των πλέον σύγχρονων τεχνολογιών ευρετηρίασης και αναζήτησης σε δεδομένα και μεταδεδομένα των αρχειακών συλλογών

β) Η διαμόρφωση ενός αποτελεσματικού περιβάλλοντος υποδοχής και επεξεργασίας αιτημάτων διαχείρισης αρχείων. Το ΠΣ-ΓΑΚ έχει ως στόχο να παρέχει τις κρίσιμες υπηρεσίες τις οποίες έχουν ανάγκη τα Γ.Α.Κ. για την επιτέλεση της αποστολής του συνολικά, στοχεύοντας:

• στην ταχύτερη εξυπηρέτηση και μείωση της επιβάρυνσης των συναλλασσόμενων,
• στην παροχή ψηφιακών αυτοματοποιημένων υπηρεσιών, οι οποίες θα ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις και τις προσδοκίες των συναλλασσόμενων,
• στην αναβάθμιση της εσωτερικής λειτουργίας του Οργανισμού και της ποιότητας εργασίας για το στελεχιακό δυναμικό των Γ.Α.Κ.,
• στην σημαντική εξοικονόμηση πόρων και μείωση του συνολικού διοικητικού κόστους του φορέα και των λοιπών δημόσιων φορέων που συναλλάσσονται με τα Γ.Α.Κ., προς όφελος του φορολογούμενου,
• στην αναδιοργάνωση και βελτίωση της λειτουργικότητας του Καταλόγου Αρχείων και Συλλογών των ΓΑΚ – Ψηφιακού Αποθετηρίου ,το οποίο έχει ουσιαστικό ρόλο στην οργάνωση της αποτελεσματικής αποστολής των Γ.Α.Κ.,
• στην οργάνωση της εσωτερικής και εξωτερικής διαλειτουργικότητας των Γ.Α.Κ. με ένα πολύ μεγάλο αριθμό εξωτερικών συνδέσμων Παραγωγικών Φορέων, Δημόσιων Οργανισμών και Υπηρεσιών κ.α.

Το υπό ανάπτυξη Πληροφοριακό Σύστημα καλείται να επιτύχει την αποτελεσματική διαχείριση των λειτουργικών απαιτήσεων με την χρήση ροών διεκπεραίωσης διαδικασιών/ υποθέσεων. Θα πρέπει να καλύψει όλες τις διαδικασίες/υποθέσεις και ροές εργασίας, οι οποίες συμπτύσσουν και οργανώνουν το σύνολο των κρίσιμων και αντιπροσωπευτικών διαδικασιών που διεκπεραιώνουν το οργανωτικό και λειτουργικό αντικείμενο των υπηρεσιών των Γ.Α.Κ. Προς τούτο θα προτυποποιήσει ελέγχους και διαδρομές και ουσιαστικά θα οργανώσει και ενθέσει στις διαδικασίες και στα πρότυπα, την γνώση και το εκτελεστικό περιεχόμενο των εμπλεκόμενων υπηρεσιών των Γ.Α.Κ.

Οι ειδικότεροι επιχειρησιακοί στόχοι του έργου έχουν ως εξής:

Στόχος 1: Η αύξηση των χρηστών που θα χρησιμοποιούν τις ψηφιακές υπηρεσίες χορήγησης αντιγράφων, θα συνεχιστεί με μεγαλύτερο ρυθμό λόγω της προόδου της τεχνολογίας και της στροφής και εξοικείωσης των πολιτών στις ψηφιακές υπηρεσίες.

Στόχος 2: Η ψηφιοποίηση περίπου 55.000.000 σελίδων τεκμηρίων ΓΑΚ/αρχειακού υλικού τα οποία θα καταστούν διαθέσιμα για το κοινό.

Σήμερα είναι σε ψηφιακή μορφή περίπου 7.360.000 σελίδες αρχείων. Επιδιώκεται με την ολοκλήρωση του Έργου να είναι διαθέσιμες προς τους πολίτες σε ψηφιακή μορφή τουλάχιστον 65  εκατομμύρια σελίδες αρχειακού υλικού με πολύτιμες πληροφορίες.

Στόχος 3: Η ψηφιοποίηση και η τεκμηρίωση περίπου 55.000.000 σελίδων τεκμηρίων ΓΑΚ/αρχειακού υλικού Γ.Α.Κ.

Στόχος 4: Η δημιουργία μεταδεδομένων αναζήτησης των τεκμηρίων των Γ.Α.Κ. και του αρχειακού πλούτου που θα ψηφιοποιηθεί στα πλαίσια του έργου. Σε περίπτωση που υπάρχοντα μεταδεδομένα αναζήτησης για αρχειακές συλλογές είναι καταγεγραμμένα με ελλιπή στοιχεία, αυτά δύναται να αποτελέσουν στοιχεία επεξεργασίας στα πλαίσια του έργου (θα αξιολογηθούν στην μελέτη εφαρμογής).

Στόχος 5: Η απλούστευση και η ψηφιακή αυτοματοποίηση των επιχειρησιακών διεργασιών των Γ.Α.Κ. (1. ο εντοπισμός, 2. η αναζήτηση, 3. η εκτύπωση, 4. η αποστολή και 5. η αυτοματοποίηση υπηρεσιών του Ο.Π.Σ.) θα εξασφαλίσουν τις προϋποθέσεις επίτευξης των στόχων 5 και 6.

Στόχος 6: Η επιτάχυνση του χρόνου και των διαδικασιών εντοπισμού των επιθυμητών στοιχείων αρχειακού υλικού μέσω διαδικτύου.

Στόχος 7: Η επιτάχυνση της διεκπεραίωσης των αιτημάτων του κοινού για χορήγηση αντιγράφων.

Ποια είναι τα αναμενόμενα οφέλη από την υλοποίηση του έργου;

Με βάση όσα αναφέρθηκαν παραπάνω, τα αναμενόμενα οφέλη από την υλοποίηση του Έργου είναι:

1. Ανάπτυξη και αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών των Γ.Α.Κ.  προς τον πολίτη / συναλλασσόμενο μέσω γρηγορότερης, ευκολότερης και ασφαλέστερης πρόσβασης στην ψηφιακή πληροφορία και ταχύτερης αναζήτησης πληροφοριών.
2. Εξοικονόμηση πόρων και χρόνου εργασίας για τα στελέχη των Γ.Α.Κ.  με παράλληλη αύξηση της αποδοτικότητας και καλύτερη αξιοποίηση του προσωπικού καθώς η ψηφιοποίηση του υλικού θα έχει ως αποτέλεσμα την μείωση της κίνησης των φυσικών αρχείων και κατά συνέπεια και του χρόνου απασχόλησης του αντίστοιχου προσωπικού, όπως και την σημαντική βελτίωση της επικοινωνίας και της ροής εργασίας της Κεντρικής με τις Περιφερειακές Υπηρεσίες
3. Διάσωση και διαφύλαξη του πολύτιμου αρχειακού υλικού  από φυσικές καταστροφές και από τη φθορά του χρόνου.
4. Μείωση λειτουργικού κόστους αναπαραγωγής της πληροφορίας από πρωτότυπο υλικό, χωρίς ταυτόχρονα τον κίνδυνο καταστροφής του.
5. Καλύτερη εξυπηρέτηση των συναλλασσόμενων με καλύτερο έλεγχο και ταχύτερη διεκπεραίωση στη διακίνηση της πληροφορίας μέσω αυτοματοποιημένων συστημάτων αναζήτησης, ανάκλησης και επεξεργασίας που βελτιστοποιεί τις κλασσικές χειροκίνητες μεθόδους.
6. Αποτελεσματικότερη ανταλλαγή πληροφοριών με άλλους φορείς με ανάλογο αντικείμενο  καθώς και με υπηρεσίες του εξωτερικού.