Ποιο είναι το αντικείμενο του έργου;

Αντικείμενο του έργου «Ψηφιοποίηση του Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του Υπουργείου Εξωτερικών» συνοπτικά αποτελούν τα εξής:

• Δημιουργία Επιχειρησιακού Εργαλείου Τεχνητής Νοημοσύνης Εννοιολογικής Αναζήτησης.
• Συσχετισμός των σχετικών εγγράφων από το σύνολο του αρχειακού υλικού του Υπουργείου Εξωτερικών.
• Υπηρεσίες που αφορούν επιμέρους τμήματα του έργου όπως καταλογογράφηση, ψηφιοποίηση/μικροφωτογράφιση, Τεκμηρίωση, Έξυπνη Αναγνώριση Χαρακτήρων (OCR, ICR), εκπαίδευση Αλγορίθμων Τεχνητής Νοημοσύνης, οι οποίες αποτελούν τις απαραίτητες ενέργειες για την ψηφιακή μετατροπή και εμπλουτισμό του περιεχομένου του Ιστορικού Αρχείου έτσι ώστε να επιτευχθεί μέσω εκπαίδευσης η υλοποίηση του Επιχειρησιακού Εργαλείου Τεχνητής Νοημοσύνης Εννοιολογικής Αναζήτησης.

Σε αυτή τη κατηγορία θα πραγματοποιηθούν:

1. Ψηφιακή αρχειοθέτηση – ψηφιοποίηση του αρχείου του Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του Υπουργείου Εξωτερικών, 65.000.000 σελίδων εγγράφων διαφόρων διαστάσεων από τη συμβατική του μορφή (φυσικό αρχείο) σε ψηφιακή μορφή.
2. Ταξινόμηση Μη ταξινομημένου αρχείου.
3. Μικροφωτογράφιση του αρχείου, 65.000.000 σελίδων με σκοπό την ασφαλή μακροχρόνια διατήρηση και αποθήκευσή του. Η ψηφιοποίηση περιλαμβάνει τόσο τη σάρωση των επιλεγμένων αρχείων, ενδεικτικού αριθμού 65.000.000 σελίδων εγγράφων του Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του Υπουργείου Εξωτερικών όσο και την καταλογογράφηση και καταχώρηση / τεκμηρίωση απαραίτητων μεταδεδομένων αναζήτησης και βασικών στοιχείων τους σε εξειδικευμένο σύστημα διαχείρισης ψηφιακών αρχείων, έτσι ώστε να δημιουργηθεί το Νέο Ψηφιακό Ιστορικό και Διπλωματικό Αρχείο της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου (ΥΔΙΑ) του Υπουργείου Εξωτερικών, το οποίο θα μπορεί να χρησιμοποιείται εφεξής για να διενεργείται έρευνα στα στοιχεία που τηρεί ο Φορέας.
4. Ανάπτυξη πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης του ψηφιοποιημένου υλικού αλλά και κάθε νέου εγγράφου-τεκμηρίου που διαχρονικά θα προστίθεται στην ψηφιακή συλλογή.
5. Προμήθεια απαραίτητου σύγχρονου εξοπλισμού ΤΠΕ, στον οποίο θα φιλοξενηθούν όλα τα απαραίτητα δομικά στοιχεία του ζητούμενου συστήματος.

Ποιος είναι ο σκοπός από την υλοποίηση του έργου;

Σκοπός του παρόντος έργου είναι η δημιουργία Επιχειρησιακού Εργαλείου Τεχνητής Νοημοσύνης Εννοιολογικής Αναζήτησης το οποίο, σε συνδυασμό με την ψηφιοποίηση και τον συσχετισμό των σχετικών εγγράφων του αρχειακού υλικού του Υπουργείου Εξωτερικών, θα διασφαλίζει άμεση πρόσβαση στην πληροφορία, στο συντομότερο χρονικό διάστημα σε όποιο βάθος χρόνου απαιτεί η αναζήτηση, με υποστήριξη εννοιολογικών αναζητήσεων βασισμένων σε σύγχρονα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης.

Έτσι θα αποτελέσει το κεντρικό εργαλείο για τη βελτίωση της διοικητικής λειτουργίας και της ποιότητας εξυπηρέτησης των υπηρεσιών του ΥΠΕΞ, καθώς και της αναβάθμισης του λειτουργικού επιπέδου των υπηρεσιών του ΥΠΕΞ, με τον ψηφιακό μετασχηματισμό και την αξιοποίηση τεχνολογιών αιχμής.

Η ψηφιακή αναβάθμιση των συστημάτων της ΥΔΙΑ και η ψηφιοποίηση του ιστορικού αρχείου του Υπουργείου Εξωτερικών θα βελτιώσει την εργασία του προσωπικού και θα οδηγήσει στην εξοικονόμηση οικονομικών πόρων, θα ελαχιστοποιήσει τον χρόνο διεκπεραίωσης των αιτημάτων, θα δώσει δυνατότητα πρόσβασης στα στοιχεία σε εξουσιοδοτημένους χρήστες, ενώ θα διευκολύνει και την πρόσβαση σε αναζητούμενη πληροφορία και, τελικά, στη διαμόρφωση σχετικής πολιτικής.

Ειδικότερα θα υλοποιηθούν δράσεις όπως:

1. Ανάπτυξη και Παραμετροποίηση Επιχειρησιακού Εργαλείου Τεχνητής Νοημοσύνης Εννοιολογικής Αναζήτησης.
2. Ψηφιοποίηση του συνόλου του υλικού του Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του Υπουργείου Εξωτερικών, 65.000.000 σελίδων εγγράφων διαφόρων διαστάσεων.
3. Ταξινόμηση Μη ταξινομημένου αρχείου 100.000 φακέλων (κατ’ εκτίμηση).
4. Μικροφωτογράφηση 65.000.000 σελίδων (Σκοπιμότητα μικροφωτογράφισης)
5. Επεξεργασία του ψηφιοποιημένου υλικού με τεχνολογίες OCR (Optical Character Recognition) και ICR (Intelligent Character Recognition) και τη μετατροπή του δακτυλογραφημένου περιεχομένου των εγγράφων σε επεξεργάσιμη μορφή ψηφιακού κειμένου (text)
6. Αναλυτική και εκτενής Τεκμηρίωση (ταξινόμηση) του περιεχομένου του κάθε υποφακέλου από επιστημονικό και εξειδικευμένο προσωπικό προκειμένου να τεκμηριώνεται το σύνολο των πληροφοριών που περιλαμβάνει, ώστε να καθιστά την εννοιολογική αναζήτηση επιτυχή στα ύψιστα ποσοστά.
7. Προμήθεια αποθηκευτικού χώρου και λοιπών υποδομών υλισμικού και λογισμικού όπου θα φιλοξενείται το Ιστορικό αρχείο.
8. Προμήθεια, εγκατάσταση και παραμετροποίηση έτοιμου λογισμικού ψηφιακού αποθετηρίου.

Η συγκεκριμένη πλατφόρμα θα διαθέτει τον πλήρη κατάλογο αρχειακού υλικού του ΥΠΕΞ, δηλαδή την πηγή ανεύρεσης φακέλων ψηφιοποιημένου ή μη υλικού, κάτι που θα διευκολύνει τις εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες του Υπουργείου και τους ερευνητές που έχουν άδεια πρόσβασης σε μη ψηφιοποιημένο υλικό στο Αναγνωστήριο της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου.

Συνεπώς, η ψηφιοποίηση του αρχειακού υλικού του Υπουργείου Εξωτερικών αποτελεί μέρος της προσπάθειας αναβάθμισης υπηρεσιών της δημόσιας διοίκησης που παρέχονται πλήρως και αποκλειστικώς ηλεκτρονικά.

Ποια είναι τα οφέλη από την υλοποίηση του έργου;

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός του αρχείου του Υπουργείου Εξωτερικών θα διασφαλίζει άμεση πρόσβαση στην πληροφορία στο συντομότερο χρονικό διάστημα σε όποιο βάθος χρόνου απαιτεί η αναζήτηση με υποστήριξη εννοιολογικών αναζητήσεων βασισμένων σε σύγχρονα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης. Θα αποτελέσει μέρος της προσπάθειας αναβάθμισης υπηρεσιών της δημόσιας διοίκησης που παρέχονται πλήρως και αποκλειστικώς ηλεκτρονικά.