Ποιο είναι το αντικείμενο του έργου;
Το αντικείμενο του έργου «Σύστημα Υποστήριξης Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδιασμού του Υπουργείου Εξωτερικών» συνοπτικά αποτελείται από μια σειρά δράσεων, ως εξής:
Α. Εκπόνηση Σειράς Μελετών. Στο πλαίσιο αυτό περιλαμβάνεται η αναλυτική καταγραφή και ο λεπτομερής ανασχεδιασμός του υφιστάμενου τρόπου υλοποίησης του ΣΕΣ συμπεριλαμβανομένης της μεθοδολογίας, των διαδικασιών και των οργανωτικών μονάδων που συμμετέχουν κατά την υλοποίηση. Για τους σκοπούς του (ανα)σχεδιασμού και της εφαρμογής Διοίκησης Ποιότητας στην εφαρμογή του Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδιασμού, ο Ανάδοχος καλείται να εκπονήσει μια σειρά (συμπληρωματικών) μελετών που αναδεικνύουν όλες τις όψεις του και ειδικότερα τις ακόλουθες μελέτες:
- Μελέτη Ροών
- Μελέτη Εμπλεκόμενων Ρόλων
- Μελέτη Προτυποποίησης Μοντέλων
- Μοντέλο διενέργειας ΣΕΣ
- Μελέτη ανάπτυξης υποδειγμάτων και πρότυπων εντύπων
- Μελέτη διοίκησης γνώσης
- Μελέτη επιλογής Μεθοδολογίας και Κριτηρίων
- Μελέτη ανάπτυξης κριτηρίων Δράσεων και Ενεργειών, προτάσεων για νέες Δράσεις και Ενέργειες ή τροποποίησης των υφιστάμενων
- Περιγραφή διεργασίας διορθωτικών κινήσεων
- Μελέτη ορισμού στόχων των επιμέρους Δομών και εξαγωγής δεικτών απόδοσης – επίδοσης για την παρακολούθηση της υλοποίησης του ΣΕΣ
- Μελέτη για την επιλογή και την υλοποίηση της Μεθοδολογίας Προτεραιοποίησης των Στόχων και Δράσεων του Υπουργείου
- Μελέτη για την επιλογή και εφαρμογή της Μεθοδολογίας Επιλογής των Δομών και των Δεικτών Επίδοσης – Παρακολούθηση Επίδοσης Υλοποίησης – Μελέτη για την ανάπτυξη σύγχρονου ψηφιακού συστήματος διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (State of the art HRMS)
Κατ΄ αυτόν τον τρόπο, και σε επόμενο χρόνο, θα καθίσταται δυνατή η πιστοποίηση των εν λόγω διεργασιών με εγκεκριμένο πρότυπο ποιότητας.
Β. Διαδικτυακή (web–based) Πλατφόρμα Ροής Εργασιών, Παρακολούθησης, Αξιολόγησης και Αναφορών του Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου του Υπουργείου Εξωτερικών.
Η Διαδικτυακή (web–based) Πλατφόρμα Ροής Εργασιών, διαχείρισης εγγράφων και ηλεκτρονικής αλληλογραφίας θα πρέπει να υποστηρίζει, με ασφάλεια και λειτουργικότητα, το πλέγμα της ογκώδους, συστηματικής, πολύπλευρης και σύνθετης σε περιεχόμενο επικοινωνίας μεταξύ των Δομών και της ΔΣΕΣ.
Αποτελείται από:
- Την Πλατφόρμα Ροής Εργασιών (workflow)
- Το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (ΣΗΔΕ)
- Το Σύστημα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (e–mail)
- Το Σύστημα διαχείρισης ρόλων και χρηστών
Η εν λόγω πλατφόρμα θα εδράζεται στο δίκτυο του Υπουργείου. Η πλατφόρμα θα βασίζεται στη βάση Οδηγού/Εγχειριδίου Διεργασιών και Υποδειγμάτων που θα αναπτυχθεί με βάση τις ανωτέρω μελέτες. Η πλατφόρμα θα πρέπει να παρέχει τις απαραίτητες διεπαφές για τη διαλειτουργικότητα με το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (ΣΗΔΕ) και Ηλεκτρονικής Αλληλογραφίας (e-mail), όπως επίσης με το υφιστάμενο Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού.
Γ. Προμήθεια του Απαραίτητου Εξοπλισμού (hardware) και Λογισμικού (software) για τη λειτουργία των ανωτέρω πληροφοριακών συστημάτων.
Για τη λειτουργία της πλατφόρμας θα απαιτηθεί υλικό, άδειες λογισμικού και επεκτάσεις της λειτουργίας για να καλυφθούν οι ανάγκες της Διεύθυνσης Στρατηγικού Σχεδιασμού.
Ποιος είναι ο σκοπός και οι στόχοι του έργου;
Σκοπός και στόχοι του έργου είναι η εφαρμογή του Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου στο ΥΠΕΞ, δηλαδή η διασύνδεση των στόχων του με τους πόρους του, ώστε να συμβάλλει πολλαπλασιαστικά στην ευρύτερη προβολή του έργου του Υπουργείου και στη βελτιστοποίηση της αξιοποίησης των πόρων του, μέσω της στοχευμένης ευθυγράμμισής τους με τους επιδιωκόμενους στόχους.
Η παρούσα σύμβαση αποσκοπεί στην λήψη ολοκληρωμένων υπηρεσιών συμβουλευτικής και πληροφορικής υποστήριξης του Υπουργείου Εξωτερικών στο πλαίσιο εκπλήρωσης των στρατηγικών και επιχειρησιακών του στόχων.
Θα επιτευχθεί για πρώτη φορά με συστηματικό τρόπο η υλοποίηση ενιαίων διαδικασιών Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου (ΣΕΣ), αξιοποιώντας τα θετικά σημεία και την εμπειρία που έχει αποκομίσει από τις διάφορες ετήσιες στρατηγικές και άλλα σχέδια της Γενικής Γραμματείας Διεθνών Οικονομικών Σχέσεων και Εξωστρέφειας, της Γενικής Γραμματείας Απόδημου Ελληνισμού και Δημόσιας Διπλωματίας, του Υπηρεσιακού Γενικού Γραμματέα ΥΠΕΞ, της Γενικής Γραμματείας Συντονισμού Κυβερνητικού Έργου κ.λπ.
Ποιο είναι οι ωφελούμενοι από την υλοποίηση του έργου;
Οι άμεσα ωφελούμενοι είναι τα στελέχη τόσο της Κεντρικής Υπηρεσίας όσο και όλων των υπόλοιπων δομών του Υπουργείου Εξωτερικών, που εμπλέκονται στις διεργασίες του και συμβάλουν στην υλοποίηση της αποστολής και των στόχων του.
Έμμεσα, το έργο ωφελεί το σύνολο των πολιτών στην Ελλάδα όσο και στο εξωτερικό, αφού το Υπουργείο Εξωτερικών με την εφαρμογή των νέων διαδικασιών θα είναι σε θέση να επιτύχει την εκπλήρωση της αποστολής του, ως προς την εξυπηρέτηση και προάσπιση των συμφερόντων τους.
Ποια είναι τα οφέλη από την υλοποίηση του έργου;
Τα κύρια αναμενόμενα οφέλη από την υλοποίηση και επιτυχή εφαρμογή του έργου, είναι τα ακόλουθα:
- Προετοιμασία στρατηγικών και επιχειρησιακών σχεδίων που ανταποκρίνονται στις ανάγκες και αξιοποιούν την εμπειρία και τις απόψεις των μονάδων του Υπουργείου στο βέλτιστο βαθμό
- Προετοιμασία σχεδίων που είναι σαφή, κοστολογημένα, ρεαλιστικά και με μετρήσιμα αποτελέσματα.
- Έγκαιρη προετοιμασία των σχεδίων με την πληρότητα καιακρίβεια που απαιτείται
- Διαπίστωση αποκλίσεων κατά την εφαρμογή και αντιμετώπισή τους, προκειμένου να επιτευχθεί υψηλό ποσοστό υλοποίησης του ΣΕΣ
- Εξοικείωση τόσο του προσωπικού της ΔΣΕΣ, όσο και των στελεχών που εμπλέκονται στον ΣΕΣ, με σύγχρονες μεθοδολογίες και εργαλεία διοίκησης έργου (Project Management)
- Εφαρμογή αποδοτικής διαδικασίας που μειώνει την εσωτερική γραφειοκρατία και αξιοποιεί τους πόρους τόσο της ΔΣΕΣ όσο και όλων των μονάδων του Υπουργείου που συμμετέχουν
- Εμπέδωση της διαφάνειας και των λοιπών αρχών καλής διακυβέρνησης σε όλο τον κύκλο σχεδιασμού, παρακολούθησης απολογισμού
- Ευρύτερη προβολή του έργου του Υπουργείου.
