Ποιο είναι το αντικείμενο του έργου «Μετασχηματισμός Διαδικασιών Προξενικών Υπηρεσιών»;

Το έργο έχει ως αντικείμενο το μετασχηματισμό των διαδικασιών των Προξενικών Υπηρεσιών με στόχο την καταπολέμηση της γραφειοκρατίας με εναλλακτικούς τρόπους διεκπεραίωσης αιτημάτων, πέραν της φυσικής παρουσίας των πολιτών. Ο ανασχεδιασμός των διαδικασιών θα βασιστεί στην υπηρεσία εικονικής υποβοήθησης (virtual assistant), η οποία με χρήση τεχνητής νοημοσύνης θα παρέχει τη δυνατότητα εξυπηρέτησης των πολιτών στα σημαντικά θέματα που τους αφορούν.

Το αντικείμενο της πράξης αφορά κυρίως στις εξής οκτώ διοικητικές διαδικασίες:

• έκδοση πιστοποιητικού μονίμου κατοίκου εξωτερικού
• ληξιαρχικές πράξεις γέννησης, γάμου και θανάτου,
• έκδοση ή ανανέωση διαβατηρίου και συγκεκριμένα οι προϋποθέσεις έκδοσης διαβατηρίου, το κόστος, ο χρόνος έκδοσης, ο τρόπος παραλαβής και οι ενέργειες στις οποίες πρέπει να προβεί ο πολίτης σε περίπτωση κλοπής διαβατηρίου
• στρατολογικά θέματα όπως κατάταξη, αναβολή, απαλλαγή, μειωμένη θητεία, αναγνώριση θητείας, εξαγορά θητείας
• σύνταξη πληρεξουσίου
• έκδοση πιστοποιητικών γέννησης, οικογενειακής κατάστασης, ταυτοπροσωπίας, μετοίκησης, μονίμου κατοίκου εξωτερικού, μετατροπή άδειας οδήγησης, θεώρηση νοσηλίων, ακριβές αντίγραφο, μεταφορά κατοικίδιου στην Ελλάδα
• θέματα φορολογίας όπως οδηγίες για την πληρωμή φόρων, για την αποφυγή διπλής φορολογίας, πρόσβαση στο myTaxisNet, ορισμός φορολογικού εκπροσώπου
• λοιπά θέματα (οδηγίες αναφορικά με τους περιορισμούς στις μετακινήσεις λόγω Covid-19, έκδοση θεώρησης εισόδου, απόκτηση ελληνικής ιθαγένειας)

Ποιος είναι ο στόχος του;

Το έργο στοχεύει στη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών των Προξενικών Αρχών του Υπουργείου Εξωτερικών προς τους πολίτες μέσω του ανασχεδιασμού των υφιστάμενων διαδικασιών. Στόχος είναι η παροχή υψηλού επιπέδου υπηρεσιών  χωρίς να χρειάζεται η φυσική τους παρουσία στις Προξενικές Αρχές, όπου αυτό είναι εφικτό.

Οι ανασχεδιασμένες διαδικασίες θα ολοκληρώνονται με την ηλεκτρονική υποβολή εγγράφων και δικαιολογητικών καθώς και με ηλεκτρονικές πληρωμές.

Οι πολίτες θα μπορούν να υποβάλλουν ερωτήματα σε κάθε Προξενική Αρχή μέσω πολλαπλών ψηφιακών καναλιών σε γραπτή φυσική γλώσσα μέσω πολλαπλών καναλιών επικοινωνίας, θα λαμβάνουν πληροφόρηση και απαντήσεις επί αυτών, θα μπορούν να λαμβάνουν συνημμένα τα σχετικά έγγραφα κάθε διαδικασίας και να ολοκληρώσουν την εργασία τους με την υποβολή των σχετικών εγγράφων στις Προξενικές Αρχές.

Τι περιλαμβάνει η υλοποίηση του;

Οι ανασχεδιασμένες διαδικασίες θα εφαρμοστούν στο σύνολο των 126 Προξενικών Αρχών του Υπουργείου Εξωτερικών σε 85 διαφορετικές χώρες.

Στο πλαίσιο ομογενοποίησης διαδικασιών, οι μετασχηματισμένες διαδικασίες θα αποτελέσουν κοινή πλατφόρμα αναφοράς των Προξενικών Αρχών σε όλες τις χώρες, ανεξάρτητα από τις γλώσσες και τις ιδιαιτερότητες της νομοθεσίας της κάθε χώρας.  Οι ψηφιακές υπηρεσίες θα υποστηρίζουν τις ιδιαιτερότητες της νομοθεσίας της κάθε χώρας σε σχέση με τις λειτουργικές περιοχές του έργου συμπεριλαμβανομένων των διάφορων διακρατικών συμφωνιών, καθώς και τις ιδιαιτερότητες της κάθε Προξενικής Αρχής σε ότι αφορά το είδος, το εύρος των παρεχόμενων υπηρεσιών και τις ιδιαιτερότητες στην καθημερινή λειτουργία.

Ο εικονικός βοηθός θα υποστηρίζει 19 διαφορετικές γλώσσες.

Για κάθε χώρα θα υποστηρίζονται τα Ελληνικά και τα Αγγλικά, ενώ το σύνολο των διαφορετικών συνδυασμών γλωσσών και χωρών που θα υποστηρίζονται, ανέρχεται σε 221.

Οι νέες διαδικασίες θα υποστηρίζουν άμεση και 24ωρη επικοινωνία των πολιτών με τις Προξενικές Αρχές, στα εξής:

• Απαντήσεις στα ερωτήματα που υποβάλλουν οι ενδιαφερόμενοι πολίτες στους προξενικούς υπαλλήλους των Αρχών.
• Οδηγίες για τη διεκπεραίωση ερωτημάτων-αιτημάτων.
• Ψηφιοποίηση της διαδικασίας υποβολής αιτημάτων (ηλεκτρονική κατάθεση).
• Προσδιορισμός ημέρας και ώρας παραλαβής αιτούμενων εγγράφων στις περιπτώσεις που απαιτείται ταυτοπροσωπία.
• Ηλεκτρονική πληρωμή των προξενικών τελών από τους πολίτες για τις διοικητικές πράξεις των Αρχών.

Επιπλέον, αναμένεται η διασύνδεση των ανασχεδιασμένων διαδικασιών με:

Α) Υφιστάμενες και σχεδιαζόμενες ψηφιακές πλατφόρμες πληροφοριών-εξυπηρέτησης του ΥΠΕΞ, όπως: myCONSULlive, Μητρώο Απόδημου Ελληνισμού, Σύστημα Επείγουσας Ενημέρωσης Ελλήνων Πολιτών στο Εξωτερικό-MASGA, Κόμβος σε θέματα οικονομίας και εξωστρέφειας,  www.agora.mfa.gr , Ειδική πλατφόρμα ενημέρωσης και δημόσιας διπλωματίας

Β) Υφιστάμενες και σχεδιαζόμενες ψηφιακές πλατφόρμες πληροφοριών-εξυπηρέτησης εκτός ΥΠΕΞ, όπως: Μητρώο Πολιτών , Στρατολογία, Διεύθυνση Διαβατηρίων, Police on Line, Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου, e-efka, Ειδικός Εκλογικός Κατάλογος Εξωτερικού, Ψηφιακές υπηρεσίες συναλλαγής πολιτών και επιχειρήσεων με το Δημόσιο (Κέντρο Ψηφιακής Εξυπηρέτησης www.gov.gr).

Όλες οι υπηρεσίες του έργου θα παρασχεθούν από τον Ανάδοχο στις εγκαταστάσεις της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Εξωτερικών στην Ελλάδα και οι ψηφιακές υπηρεσίες θα παρασχεθούν στις εγκαταστάσεις του κυβερνητικού νέφους (G-Cloud) στην Ελλάδα.

Ποιες αναγκαιότητες καλύπτει;

Η Πράξη αναμένεται να συμπληρώσει τις βασικές λειτουργίες του Υπουργείου Εξωτερικών που αφορούν στις υποχρεώσεις του, όπως

α) να συνδράμει τους Έλληνες πολίτες στο εξωτερικό,

β) να τους παρέχει υψηλό επίπεδο υπηρεσιών και

γ) να λαμβάνει όλα τα κατάλληλα μέτρα για την προστασία, ασφάλεια και επικοινωνία τους για όσο χρονικό διάστημα βρίσκονται εκτός επικράτειας.

Ποια είναι τα αναμενόμενα οφέλη;

Η παροχή υπηρεσιών στους Έλληνες που διαβιούν στο εξωτερικό κρίνεται προβληματική. Σε σημαντικό βαθμό τα προβλήματα οφείλονται στον τρόπο οργάνωσης και λειτουργίας των προξενικών Αρχών. Ειδικότερα, για τη διεκπεραίωση των βασικών Προξενικών υπηρεσιών απαιτείται χρόνος, κόπος και κόστος, τόσο για τον πολίτη, όσο  και για την Προξενική Αρχή. Το έργο θα επιλύσει τα ανωτέρω προβλήματα και θα αλλάξει την εικόνα του Υπουργείου Εξωτερικών προς τους πολίτες καθώς επίσης και προς τους απόδημους Έλληνες.

Οι ανασχεδιασμένες διαδικασίες εξυπηρέτησης των Ελλήνων κατοίκων εξωτερικού και άλλων συναλλασσόμενων με της Προξενικές Αρχές, θα πληρούν τα βασικά κριτήρια χαρακτηρισμού των διαδικασιών ως “απλουστευμένων” που είναι η φιλικότητα, η οικονομικότητα, η αναγκαιότητα, η αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα, η ποιότητα, η εφαρμοσιμότητα και η διαφάνεια, με τη χρήση του εικονικού βοηθού και τη διασύνδεση με σχετιζόμενες ψηφιακές πλατφόρμες του Υπουργείου Εξωτερικών και άλλων δημόσιων φορέων.

Με την υλοποίηση της Πράξης θα επιτευχθεί:

• Ταχύτητα στην πληροφόρηση των πολιτών και στη διεκπεραίωση των συναλλαγών σε επίπεδο Προξενικών Αρχών.
• Μείωση κόστους λειτουργίας.
• Βελτίωση της εικόνας προς τους συναλλασσόμενους (Απόδημους Έλληνες και πολίτες άλλων χωρών που έχουν συναλλαγές με τις Προξενικές Αρχές).
• Παροχή δυνατότητας on line λήψης δεδομένων από τις Κεντρικές Υπηρεσίες του ΥΠΕΞ.
• Εξασφάλιση ακριβούς και επίκαιρης πληροφορίας.
• Βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών που προσφέρει το ΥΠΕΞ προς τους πολίτες, τις επιχειρήσεις και τους λοιπούς εμπλεκόμενους φορείς.
• Ενίσχυση της εμπιστοσύνης πολιτών και επιχειρήσεων προς το κράτος και τη δημόσια διοίκηση

Πως χρηματοδοτείται;

Το Έργο χρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ», στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ, από το ΕΚΤ και από Εθνικούς Πόρους.