Ποιο είναι το αντικείμενο του έργου;

Το αντικείμενο του έργου αφορά την παροχή Υπηρεσιών Εγκιβωτισμού, Καταγραφής, Μεταφοράς, Ασφαλούς Φύλαξης και Ασφαλούς Διαχείρισης Αρχείου Δημοσίων Φορέων. Το προς φύλαξη αρχείο, θα παραλαμβάνεται, τμηματικά από τους χώρους των δημοσίων φορέων όπου βρίσκεται σήμερα, και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου.
Ο συνολικός όγκος αρχείου που αναμένεται να εγκιβωτιστεί, και να φυλαχθεί για χρονικό διάστημα έως δύο (2) έτη εκτιμάται σε ένα εκατομμύριο τετρακόσιες σαράντα χιλιάδες (1.440.000) κιβώτια.

Στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνονται τα εξής:

• Μελέτη Εφαρμογής. Η μελέτη Εφαρμογής που περιλαμβάνει την εκπόνηση μελέτης για τη μεθοδολογία εκτέλεσης – αρχειοθέτησης του αρχείου, διασφάλισης της ποιότητας του έργου καθώς και διαστασιοποίησης των φορέων
• Ανάπτυξη πλατφόρμας για την Υποστήριξη των Φορέων της Δημόσιας Διοίκησης για την Εφαρμογή της ασφαλούς Αρχειοφύλαξης
• Υπηρεσίες εκπαίδευσης Υπηρεσίες διαστασιοποίησης και Ποσοτικής Καταγραφής αρχείου φορέων
• Υπηρεσίες Εγκιβωτισμού, Παραλαβής και Μεταφοράς αρχειακού κιβωτίου στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου
• Υπηρεσίες Καταγραφής στις εγκαταστάσεις του αναδόχου και καταχώρηση σε ηλεκτρονική πλατφόρμα
• Ασφαλής φύλαξη και ασφαλής διαχείριση εγκιβωτισμένου αρχείου για τρία (3) έτη
• Υπηρεσίες καταστροφής αρχείου
•  Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α0-Α1-Α2 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα)
• Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α3-Α4-Α5 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα)
• Υπηρεσίες Μεταφοράς σε χώρους τρίτων

Ποιοι είναι οι στόχοι από την υλοποίηση του έργου;

Οι βασικοί στόχοι του έργου είναι οι εξής:

• Η προετοιμασία χώρων και η διάθεσή τους για την ασφαλή φύλαξη 1.440.000 κιβωτίων ευαίσθητου αρχειακού υλικού
• Η οργανωμένη καταγραφή, φύλαξη και διαχείριση του αρχειακού υλικού των δημόσιων φορέων.
• Η αποθήκευση του ευαίσθητου αρχειακού υλικού σε ειδικές συνθήκες που αποτρέπουν την καταστροφή του από φυσικές συνθήκες.
•  Η φύλαξη και προστασία του αρχειακού υλικού κατά παντός κινδύνου (κλοπής, φθοράς, φωτιάς, πλημμύρας κ.λπ.), σύμφωνα με τα υπάρχοντα πρότυπα και βέλτιστες πρακτικές.
• Η δυνατότητα άμεσης αναζήτησης και ανάκλησης του αρχείου από κάθε δημόσιο φορέα μέσω ειδικής ηλεκτρονικής υπηρεσίας που θα διαθέσει ο Ανάδοχος. Η διαδικασία θα γίνεται ηλεκτρονικά, σε εφαρμογή όπου με ασφάλεια τα διαβαθμισμένα στελέχη κάθε Φορέα θα καταχωρούν το σχετικό αίτημα, και θα παρακολουθούν την εξέλιξή του.
• Η παροχή πρόσθετων υπηρεσιών που αφορούν στο υπό φύλαξη αρχείου, όπως ενδεικτικά η στοχευμένη ψηφιοποίηση εγγράφων και η άντληση δεδομένων επ’ αυτών.
• Η εν γένει δημιουργία κουλτούρας εντός της δημόσιας διοίκησης, μέσω εκπαίδευσης των στελεχών της, ως προς την αξιολόγηση της χρήσης του αρχειακού υλικού και τον τρόπο διαχείρισής του.