Ποιο είναι το αντικείμενο του έργου;
Αντικείμενο του έργου αποτελούν:
- Η ψηφιοποίηση αρχείων του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής και πιο συγκεκριμένα τα αρχεία:
- Της Διεύθυνσης Ποντοπόρου Ναυτιλίας και πιο συγκεκριμένα το αρχείο των νηολογίων του Κεντρικού Λιμεναρχείου Πειραιά, του τμήματος Μητρώων Πλοίων και του τμήματος Μητρώων Ναυτικών και Ναυτιλιακών Εταιρειών,
- Της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης Ναυτικών του Κλάδου Β, του τμήματος Αποδεικτικών Ναυτικής Ικανότητας.
- Η προμήθεια, εγκατάσταση και παραμετροποίηση συστήματος διαχείρισης του ψηφιοποιημένου αρχείου.
- Η παροχή λοιπών υπηρεσιών: ελέγχου, διαχωρισμού, καταλογογράφησης, κατηγοριοποίησης, καταχώρησης, καταστροφής και εγκιβωτισμού και μεταφοράς όπου χρειαστεί του φυσικού αρχείου, καθώς και λοιπές υπηρεσίες ψηφιακής διαχείρισης αρχείου που έχει ψηφιοποιεί, όπως ενδεικτικά διαχωρισμός ψηφιακών εγγράφων, αυτόματο indexing εγγράφων, άντληση δεδομένων από έγραφα.
Ποιος είναι ο στόχος του έργου;
Κύριος στόχος του έργου είναι ο εκσυγχρονισμός και βελτίωση των υπηρεσίων του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής με άμεσα ωφελούμενο πληθυσμό τους Ναυτικούς και το προσωπικό του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιώτικης πολιτικής που απασχολείται με τη διεκπεραίωση, έλεγχο και παρακολούθηση αιτημάτων αλλά και οι ναυτιλιακές εταιρείες και συνεργαζόμενες επιχειρήσεις, που θα μπορούν να αξιοποιούν τα αρχεία για την ταχύτερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση αιτημάτων τους.
Κατηγορίες Ωφελούμενων
- Ναυτικοί
- Εργαζόμενοι Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιώτικης Πολιτικής
- Ελεγκτικοί μηχανισμοί
- Επιχειρήσεις
Πιο συγκεκριμένα για κάθε κατηγορία ωφελούμενων:
Ναυτικοί
- Αμεσότερη και πιο αξιόπιστη πρόσβαση στις απαραίτητες πληροφορίες και έγγραφα
- Αμεσότερη και πιο αξιόπιστη διεκπεραίωση των αιτημάτων τους
Εργαζόμενοι Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιώτικης Πολιτικής
- Αύξηση της αποδοτικότητας μέσω της ταχύτερης διακίνησης ψηφιακών εγγράφων και της ταχύτερης πρόσβασης στην πληροφορίες
- Δυνατότητα μεγαλύτερης ενασχόλησης με την άλλες πτυχές της απασχόλησής τους, χάρη στην ελάφρυνση από διεκπεραιωτικό τύπου εργασίες
- Μείωση του φόρτου εργασίας σχετικά με τις συναλλαγές με το κοινό
- Γενική αναβάθμιση του περιβάλλοντος εργασίας, μέσω της ψηφιοποίησης
Ελεγκτικοί μηχανισμοί
- Αύξηση της αποδοτικότητας μέσω της επιτάχυνσης και της μείωσης του φόρτου εργασίας για τη διεκπεραίωση υποθέσεων
- Δυνατότητα μεγαλύτερης ενασχόλησης με την άλλες πτυχές της απασχόλησής τους, χάρη στην ελάφρυνση από διεκπεραιωτικό τύπου εργασίες
- Καλύτερος προγραμματισμός μέσω της μεγαλύτερης προβλεψιμότητας αναφορικά με το χρόνο ολοκλήρωσης εκκρεμών υποθέσεων
- Εξοικονόμηση πόρων χάρη στη μείωση ανάγκης περαιτέρω επικοινωνίας για τη
διεκπεραίωση εργασιών
Επιχειρήσεις
- Ενίσχυση της Ασφάλειας των συναλλαγών μέσω της αύξησης της ταχύτητας και της
αξιοπιστίας - Εξοικονόμηση πόρων μέσω της χρήσης ψηφιακών υπηρεσιών
Δραστηριοποίηση σε ποιο αξιόπιστο και ανταγωνιστικό οικονομικό περιβάλλον
- Μείωση της αβεβαιότητας που επιφέρουν οι εκκρεμότητες
Ποια είναι τα Αναμενόμενα Οφέλη από την υλοποίηση του έργου;
Η υλοποίηση του παρόντος έργου θα συμβάλλει καθοριστικά στον ανασχεδιασμό του τρόπου εσωτερικής οργάνωσης της εργασίας και στη βελτίωση της παραγωγικότητας του οργανισμού. Στο εσωτερικό περιβάλλον του έργου, τα οφέλη θα γίνουν ορατά από τους άμεσα εμπλεκόμενους και περιλαμβάνουν τα παρακάτω:
- την απλοποίηση της εύρεσης εγγράφων,
- την εξοικονόμηση χρόνου στην αρχειοθέτηση και αναζήτηση εγγράφων,
- την αποφυγή απώλειας εγγράφων,
- την αποφυγή ανθρώπινων λαθών κατά την καταχώριση ή την επαναφορά των εγγράφων,
- την άσκοπη χρήση χαρτιού,
- την εξοικονόμηση ανθρωποωρών για την δημιουργία, διαχείριση και συντήρηση του αρχείου,
- τη μείωση του κόστους χρήσης αναλωσίμων,
- την εξοικονόμηση χώρου αποθήκευσης.
Ο ψηφιακός εκσυγχρονισμός του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής αναμένεται να βελτιώσει την εσωτερική οργάνωση και διενέργεια των εργασιών του Υπουργείου, αλλά και να διευκολύνει τους άμεσα ενδιαφερόμενους, όπως για παράδειγμα τους ναυτικούς, τις ναυτιλιακές εταιρείες και τους συνεργαζόμενους επαγγελματίες στην εκτέλεση των αιτημάτων τους. Παράλληλα, αναμένεται να επιφέρει περαιτέρω μείωση της διακίνησης φυσικών εγγράφων εξοικονομώντας με αυτό τον τρόπο οικονομικούς και φυσικούς πόρους.
Το έργο περιλαμβάνει τις Υπηρεσίες Σάρωσης καθώς και λοιπές Υπηρεσίες όπως ελέγχου, διαχωρισμού, καταλογογράφισης, κατηγοριοποίησης, καταχώρησης και καταστροφής και εγκιβωτισμού φυσικού αρχείου καθώς και Υπηρεσίες ψηφιακής διαχείρισης αρχείου που έχει ψηφιοποιεί, όπως ενδεικτικά διαχωρισμός ψηφιακών εγγράφων, αυτόματο indexing εγγράφων, άντληση δεδομένων από έγραφα.
